Als op 25 mei 2018 de AVG (Algemene Verordering Gegevensbescherming)van toepassing wordt in heel Europa moet iedere ondernemer, van zzp-er tot multinational, ervoor zorgen dat zijn of haar gehele organisatie aan de regels van deze wetgeving voldoet. Het is dan ook niet gek dat er talloze factsheets, checklisten en andere hulpmiddelen circuleren. Vaak onder overmatige aandacht voor de astronomische boetes (tot maximaal 20 miljoen euro) bij overtredingen, worden mensen naar workshops gelokt waarin je wel bang wordt gemaakt, maar vaak niet veel wijzer wordt over wat je nu eigenlijk moet en kan doen. We bespeuren bij onze cliënten vaak het gevoel volledig overdonderd te zijn. Omdat wij van mening zijn dat het voldoen aan de wet geen straf zou moeten zijn, benaderen we het vanuit de voordelen die je er als ondernemer van kan hebben, als je deze overgang naar nieuwe wetgeving positief aanpakt.
1. Efficiënter werken
Het belangrijkste wat je als ondernemer zelf moet doen in deze fase, is het in kaart brengen van je werkprocessen, zowel in je primaire proces, als op het gebied van personeelsbeleid, PR/marketing en ga zo maar door. Het is dan ook een uitgelezen moment om eens te kijken of de werkwijzen zoals deze door de jaren gegroeid zijn, nog wel passend zijn bij de visie voor de toekomst.
2. Besparingen
Als je toch de werkprocessen en datastromen in kaart brengt, kan je meteen tegen het licht houden welke kostenposten en vaste lasten opvallen en op welk punt wellicht besparingen kunnen worden doorgevoerd. Ook is het een uitgelezen moment om in heronderhandeling met je ICT-leveranciers te gaan.
3. Risico-inventarisatie
Bijvangst van het screenen van je werkprocessen voor de AVG en noodzakelijk voor het implementeren van de vereiste documentatie, zoals privacystatements en draaiboeken, is dat je bewust wordt van alle risico’s die je als ondernemer loopt. Dat is misschien niet het leukste voordeel, maar voor de toekomstbestendigheid van je onderneming essentieel. Risico’s kan je vervolgens door optimalisering van contracten ondervangen (zie voordeel 4) of bijvoorbeeld verzekeren. Anderzijds kom je er wellicht achter dat je bijvoorbeeld oververzekerd bent, waardoor je meteen weer bij voordeel 2: besparingen, bent aangekomen.
4. Juridisch optimaliseren van je onderneming
De juridische documentatie die vereist is op grond van de AVG, staat niet op zichzelf. Wanneer is er voor het laatst naar de algemene voorwaarden, inkoopvoorwaarden, modelcontracten en/of arbeidsovereenkomsten die je gebruikt gekeken? Het juridisch laten screenen van deze documenten kan op dit moment een mooi moment zijn om in een ieder jaar verder juridiserende samenleving een grote stap voorwaarts te gaan qua risicomanagement.
5. Positief klantcontact / relatiebeheer
Met je zakelijker relaties, van klanten tot voormalige klanten én leveranciers of ketenpartners, zul je in de komende tijd moeten communiceren over de AVG. Je moet je klanten laten weten dat je bijvoorbeeld een nieuwsbrief gaat verzenden en dat ze zich daarvoor kunnen afmelden. Je moet met je accountant of boekhouder afspraken maken over de risico’s en verantwoordelijkheden van de informatie die je deelt. Het is dan ook een uitgelezen moment om je op een positieve manier te presenteren: door enerzijds te laten zien dat je compliant bent (voldoet aan de geldende wetgeving) en anderzijds het contactmoment een beetje aan te kleden met wat persoonlijke aandacht, geef je een duidelijke impressie van persoonlijk professionalisme. En dat wordt door iedereen gewaardeerd.
Als je de AVG niet langer ziet als een donderwolk van onduidelijke regelgeving die boven je bedrijf hangt, maar als een uitgelezen moment om je als ondernemer te verbeteren en in de schijnwerpers te zetten, dan vallen een hoop zorgen al weg. Uiteindelijk is van belang om te beseffen dat de meeste normen in deze regelgeving “open normen” zijn, en dat je dus een grote mate van maatwerk kan bouwen die precies past bij jouw onderneming. Door genoegen te nemen met de standaardmodellen en checklistjes die overal rondzwerven, doe je jezelf en je bedrijf dan ook eigenlijk te kort.
Wij bieden alleen maar maatwerk: van een intensieve ochtend of middag waarin we je begeleiden bij het in kaart brengen van de knelpunten onder aanleveren van een aantal tips en tricks, tot het volledig uit handen nemen van het proces. Neem gerust vrijblijvend contact op met ons om te ervaren wat voor jouw bedrijf de beste oplossing is.