Geregeld spreek ik startende ondernemers die bij mij komen met het verzoek om algemene voorwaarden op te maken. Als ik ze dan vraag waarom ze die willen maken, dan is het antwoord vaak: “Dat moet toch?” of “Iedereen heeft die toch?”. Toch zijn algemene voorwaarden niet altijd een halszaak, en het is zeker geen garantie dat je nooit problemen krijgt met je klanten of dat je iedere zaak die ooit in de toekomst volgt zult winnen. Het mooiste antwoord dat ik op deze vraag ooit kreeg was trouwens: “Als ik dan problemen krijg, dan ben jij aansprakelijk, want jij hebt dan mijn algemene voorwaarden gemaakt”, maar goed, dat antwoord zit in een klasse voor zichzelf.
Algemene voorwaarden zijn eigenlijk niets meer of minder dan een standaardformulier met bepalingen die je in iedere zakelijke transactie (in principe) ongewijzigd hanteert. Het is vaak gemakkelijker om deze voorwaarden op een los blaadje te zetten dan deze steeds weer in de opdrachtbevestigingen, offertes en overeenkomsten te moeten invoegen. Je haalt dus in feite het standaarddeel van je overeenkomst, uit de overeenkomst. Dat heeft praktische, maar ook juridische gevolgen. Je zult de voorwaarden op de juiste manier op de individuele overeenkomst van toepassing moeten verklaren, want anders zijn ze mogelijk niet geldig. Je moet ervoor zorgen dat je klant ze van te voren gezien heeft of heeft kunnen zien. En, met name als je zaken doet met consumenten, zullen ze aan de speciale wettelijke regels voor algemene voorwaarden moeten voldoen.
Over de zogenaamde informatieplicht bij algemene voorwaarden (ervoor zorg dragen dat je klant de bepalingen vooraf heeft gezien of kan zien) is nogal wat discussie, met name in deze tijd van online zakendoen. Zo is het in je offerte verwijzen naar je website waar de voorwaarden staan, niet altijd voldoende, maar het kan voldoende zijn als je in een online bestelproces een aanvinkbare link opneemt, voordat de overeenkomst definitief wordt. Zo is het afdrukken van je voorwaarden op de opdrachtbevestiging of factuur in principe te laat, maar in bepaalde branches wel gebruikelijk en geaccepteerd, vaak gecombineerd met voor klanten beschikbare brochures waar de voorwaarden in staan. De wijze waarop een grote supermarkt haar algemene voorwaarden hanteert en mag hanteren, wijkt af van de manier waarop een autogarage, aannemer, advocaat of bank dit doet. De balans moet altijd worden gezocht tussen praktisch werkbaar, klantvriendelijk en juridisch correct.
Een ander bekend aspect waar altijd heen gekeken moet worden zijn de zogenaamde grijze en zwarte lijsten. Dit zijn wettelijke bepalingen met een aantal bepalingen waarvan de wetgever heeft bepaald dat toepassing daarvan deze, ten opzichte van consumenten, onredelijk zijn (zwarte lijst) of onredelijk kunnen zijn (grijze lijst). De wensen van de ondernemer moeten dus altijd worden afgezet tegen deze lijsten.
Bij business-to-business overeenkomsten geniet je doorgaans een grotere contractsvrijheid en spelen de hierboven genoemde lijsten geen directe rol. Toch kunnen deze in bepaalde gevallen, als er een geschil ontstaan is, door de rechter van overeenkomstige toepassing worden verklaard. Dat heet in de juristerij de reflexwerking van de grijze en zwarte lijsten. En ook in de B2B-wereld is er de algemene lering van redelijkheid en billijkheid die als laatste waakhond ligt tussen rechtvaardigheid en onrechtvaardigheid (althans, dat is de theorie).
Ondernemen wordt steeds internationaler en ik voorzie dan ook dat de invloed van Europees recht en dan met name Europees consumentenrecht in de toekomst steeds groter gaat worden. Het verdient dus aanbeveling om in voorkomende gevallen te anticiperen op ontwikkelingen in het internationale recht. Ook is dit een van de belangrijkste redenen waarom ik adviseer om algemene voorwaarden eens in de zoveel jaar juridisch tegen het licht te laten houden, want door veranderingen in het juridische kader, maar ook in de bedrijfsvoering van alledag, kan het zijn dat wat ooit passende voorwaarden waren, nu bijgesteld moeten worden.
Last but not least: het is mijn persoonlijke mening dat algemene voorwaarden duidelijk leesbaar moeten zijn. Te vaak zie ik algemene voorwaarden met veel moeilijke woorden, blokjes tekst die rechtstreeks uit de wet zijn gekopieerd en alles behalve klantvriendelijk zijn. Een van de eerste juridische leermeesters zei tegen me: als je het niet in simpele woorden uit kan leggen, dan snap je het nog niet helemaal. En het is waar, achter veel juridische mitsdienen, nochthansen, quod-nonnen, indienen, voor-zo-verren en andere twijfeltaal gaat vaak gewoon inhoudelijke onzekerheid schuil.
Als ik je een laatste advies mag geven: ga nooit zo maar algemene voorwaarden van collegaondernemers overnemen. Soms kan het een goede basis zijn (het wiel hoeft niet steeds opnieuw te worden uitgevonden), maar vaak wijkt je eigen bedrijfsvoering af, waardoor de voorwaarden afwijken van wat je feitelijk doet, niet van toepassing zijn of zelfs in rechte een tegengesteld effect sorteren van wat je eigenlijk wenst te bereiken.
De essentie van dit verhaal: de algemene voorwaarden moeten aansluiten bij de dagelijkse gang van zaken in je onderneming, binnen de kaders van de wettelijke normen blijven en klantvriendelijk zijn. Kort gezegd: het is en blijft altijd maatwerk.